O que é SPED?

O Sistema Público de Escrituração Digital, mais conhecido pela sigla SPED, abrange um emaranhado de informações relativas à compra, vendas, estoques, produção, receitas, custos, despesas, relações trabalhistas, contratações e mais. 

Ele existe para reunir, de maneira eletrônica, todas as informações sobre a sua empresa, e sobre todas as outras empresas do país. 

Estas informações podem ser usadas pelos Governos Federal, Estadual e Municipal para definir políticas públicas e entender o desempenho das empresas, mas também pode servir para indicar erros que empresas cometem, e até levar a pesadas multas.

Dentro do SPED, as informações são transmitidas em certa organização, chamado Lay Out, e é comum que existam divisões das informações por blocos, como por exemplo o Bloco K do SPED Fiscal, que se destina a detalhar o controle da produção e dos estoques.

Qual a diferença entre SPED Contábil e Fiscal?

O SPED é um grande sistema público, que contém informações organizadas por tipo. Então, no SPED Fiscal, as empresas transmitem para o Governo informações sobre suas receitas, suas compras, seus custos, suas despesas, seus estoques, e a apuração dos impostos indiretos, como IPI, ICMS, PIS e COFINS.

Já no SPED Contábil, as empresas transmitem informações relativas à movimentação financeira de seus negócios, tais como valores recebidos e a receber, valores pagos e a pagar, apuração dos lucros, balanços, e a apuração dos impostos diretos, como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica IRPJ e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido CSLL.

Na prática, apesar de conter informações diferentes, os arquivos do SPED Fiscal e do SPED Contábil se relacionam entre si, complementando e permitindo até o cruzamento de informações.

ECD e SPED Contábil

Um dos componentes do SPED Contábil é a Escrituração Contábil Digital, ou ECD, que é um arquivo de transmissão obrigatória para todas as empresas em atividade, exceto as optantes do SIMPLES NACIONAL, e contém todos os detalhes dos lançamentos do livro diário, livro razão e ainda os balancetes, balanços e demais demonstrações financeiras. 

O prazo para entrega da ECD Contábil é, em geral, o último dia de maio do ano seguinte.

ECF e SPED Contábil

Outro componente do SPED Contábil é a Escrituração Fiscal Contábil, ou ECF que é o documento dentro do SPED que substituiu a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

O prazo para entrega da ECF Contábil é em geral o último dia do mês de julho do ano seguinte.

SPED Contábil para Simples Nacional

Embora dispensadas da entrega do SPED Contábil, as empresas do Simples Nacional podem entregá-lo e, dessa forma, ganhar a vantagem de ter os livros contábeis todos em meio digital. 

Ao contrário do que muitos imaginam, as empresas optantes pelo Simples Nacional não estão dispensadas de manter contabilidade. Aliás, ter uma contabilidade bem feita, para qualquer empresa, é muito útil, pois disponibiliza importantes informações para os donos do negócio fazerem avaliações e tomarem as melhores decisões.  

Mas atenção: empresas optantes do Simples Nacional que desejam distribuir lucros aos seus sócios e tratar estes lucros como isentos, só podem fazer isso sem nenhum limite desde que apurem lucros na contabilidade e transmitam o SPED Contábil.

Mas, como fazer o SPED Contábil?

A maneira mais adequada de cuidar do SPED Contábil é com a ajuda do seu contador, afinal, dentro do SPED Contábil vão as informações de balanços e balancetes, que são preparados pelo contador.

De maneira geral, o contador tem acesso à movimentação financeira da sua empresa, especialmente se você usar um software de gestão financeiro.

A partir destas informações, ele faz todos os procedimentos necessários para gerar balanços e balancetes, junto com as demais demonstrações contábeis. Com isto pronto, o contador gera e envia o SPED dentro dos prazos legais.

Como já vimos, entregar o SPED Contábil permite que sua empresa, além de cumprir a legislação, tenha outras vantagens como, por exemplo: distribuição de lucros ou dividendos para os sócios, isentos de tributação sem nenhum limite, e a eliminação de vários livros e arquivos em papel.

Apuração Trimestral do IRPJ e CSLL

Algumas empresas, considerando suas próprias características, podem optar por apurar o IRPJ e a CSLL de forma trimestral, e isto não muda nada na forma como o SPED Contábil deverá ser tratado.

Mesmo com a apuração acontecendo de maneira trimestral a empresa pode transmitir um único SPED Contábil anual, contendo dentro dele as informações detalhadas de como foi apurado o IRPJ e a CSLL de cada trimestre.

Como retificar o SPED Contábil?

Como já vimos, o SPED Contábil permite a entrega das informações de um determinado ano, em uma única remessa, nos meses de maio ou julho do ano seguinte. Então, não fazemos uma entrega mensal destas informações. Isto permite que a conferência dos dados que seguirão no SPED Contábil seja feita com calma e paciência. 

Esta conferência acontece mediante os processos de conciliação e composição de saldos dos balancetes mensais, de forma que, ao conferir mês a mês os balancetes, sua empresa já vai garantindo que o SPED Contábil será gerado de maneira correta.

Mas caso algo tenha saído errado, é sempre possível corrigir mediante retificação, pelo prazo de até cinco anos, desde que sua empresa não esteja sob fiscalização. 

Fique atento: a transmissão do SPED Contábil depende de assinatura mediante certificado digital.

E o SPED Fiscal?

A exemplo do que acontece com o SPED Contábil, o SPED Fiscal deve ser gerado em conjunto com o seu contador, que irá fazer as apurações dos impostos indiretos e preparar os arquivos de cada bloco que compõe o SPED Fiscal.

Quando falamos que a geração do SPED Fiscal deve ser realizada em conjunto, é importante realçar que, para que o SPED Fiscal tenha as informações corretas, a participação da sua empresa é muito importante. 

Dados referentes à notas fiscais emitidas, compras e contratações de serviços, e conhecimentos de transporte de carga, seu contador pode obter através dos arquivos eletrônicos dos documentos fiscais – arquivos XML. 

Mas alguns outros dados, como por exemplo, os dados necessários para gerar o detalhamento do controle da produção e do estoque, seu contador vai precisar receber de você, e sua empresa precisará de um bom software para cuidar disso.

Geração do Bloco K no SPED Fiscal

O desafio de gerar o Bloco K dentro do SPED Fiscal é grande. Tão grande, que sua empresa não conseguirá sem a ajuda de um bom software para gestão do controle da produção e do estoque. 

Informações que Compõem o Bloco K

Dentro do Bloco K, sua empresa precisa informar, entre outras coisas:

• Detalhes dos estoques existentes no começo do mês, inclusive separados entre o que está na sua empresa e é seu, o que está na sua empresa e pertence a terceiros, e o que está em empresas terceiras, mas pertence a você;
• Detalhes de todos os itens que foram produzidos, com respectivos itens consumidos durante a produção;
• Datas de início e término de cada processo produtivo;
• Informações sobre movimentação de mercadorias, insumos e produtos.

O Bloco K tem a função de atender ao SPED, mas também traz muitas informações úteis e importantes para você melhorar o processo produtivo de sua empresa. 

Apenas indústrias estão obrigadas à entrega do Bloco K, de acordo com um calendário vasto que envolve tamanho da empresa e tipo de atividade industrial executada.

A importância do SPED Contábil para o seu negócio

O SPED contábil, portanto, funciona como uma ferramenta que demonstra todos os detalhes financeiros de uma empresa de forma digital e, de certa forma, o quanto é importante estar em dia com todos os tributos. 

A automação desse processo de gerenciamento permite maior dedicação à análise das informações junto ao seu contador e pode gerar muito mais produtividade para a sua rotina empresarial, além de melhores estratégias financeiras e aumento nos resultados! 

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O que é auditoria fiscal?

Auditoria fiscal é um procedimento onde um profissional, que pode ser interno, da equipe da própria empresa, ou externo, profissional terceirizado, realiza uma série de testes e conferências para ter certeza de que sua empresa está calculando e pagando os impostos indiretos de forma correta e dentro do prazo correto.

Em alguns casos, esta auditoria também pode acontecer através de um profissional do governo chamado de auditor fiscal, que pode visitar a sua empresa ou, a distância, solicitar documentos e dados para conferir todos os impostos.

Impostos Indiretos

Chamamos de impostos indiretos aqueles tributos que a empresa deve incluir no preço dos produtos, mercadorias e serviços que vende, e depois repassar ao governo.

A estrutura de formação de preços dentro da teoria tributária é a seguinte:

(+) Custo dos produtos/mercadorias/serviços

(-) Impostos recuperáveis sobre os insumos utilizados

(+) Custos operacionais indiretos (comissões, custos financeiros, custos administrativos, etc)

(=) Custo dos produtos/mercadorias/serviços vendidos

(+) Margem de lucro desejada

(=) Preço dos produtos/mercadorias/serviços antes dos impostos indiretos

(+) Impostos Indiretos (que variam de acordo com o que será vendido)(=) Preço de venda dos produtos/mercadorias/serviços

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(=) Preço de venda dos produtos/mercadorias/serviços

Em outras palavras, seguindo a legislação brasileira, a empresa simplesmente cobra esses impostos do cliente e repassa para o governo.

Qual é o objetivo da Auditoria Fiscal?

Sabendo o que é auditoria fiscal, fica mais fácil entender quais os seus objetivos. Um olhar superficial para a auditoria fiscal, pode nos fazer acreditar que então ela só serviria para ajudar o governo a arrecadar mais. Mas isso não é verdade! 

A Auditoria Fiscal ajuda a empresa a:

• Garantir que o valor correto de impostos esteja incluso no preço para os clientes finais. Afinal, cobrar impostos a mais pode fazer a empresa perder competitividade no mercado, e cobrar impostos a menos pode abrir espaço para multas e prejuízos.

• Recuperar os impostos já pagos na compra de insumos e outros itens usados para produzir mercadorias e/ou serviços, podendo gerar mais caixa para a empresa. 

• Entender as oportunidades de usar a legislação brasileira à favor da empresa e mudar o impacto dos impostos. Isso pode acontecer ao alterar alguns detalhes da operação que possam aumentar o aproveitamento dos impostos, ou usar aspectos legais de incentivos fiscais para pagar menos impostos de forma legal.

• Escolher adequadamente o regime tributário que a empresa vai adotar. Seguindo certas regras, todas as empresas podem comparar impostos devidos pelo Simples, pelo Lucro Presumido e pelo Lucro Real, e escolher o melhor modelo tributário para a sua empresa.

Como organizar uma boa auditoria fiscal?

Ao olhar a auditoria fiscal como uma oportunidade e não como uma burocracia, você pode se começar a se preparar para organizar um bom procedimento de auditoria fiscal

Veja na tabela abaixo como pode acontecer uma auditoria fiscal:

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Planejamento Tributário

Além de uma auditoria fiscal ajudar em todos os aspectos que já falamos, ela também trará informações importantes para a construção de um bom planejamento tributário.

Empresas pode escolher regimes tributários diferentes entre Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real. Dependendo do tipo de regime tributário escolhido, você pode:

1. Recuperar impostos que estão embutidos no preço dos insumos e mercadorias que sua empresa compra e dos serviços que sua empresa contrata, tornando o preço de compra menor,
2. Aumentar o valor dos impostos que seus clientes podem recuperar dos produtos ou serviços que compram de você, aumentando sua competitividade.

Incentivos Fiscais

Outra importante direção na qual pode seguir o planejamento tributário é o aproveitamento de incentivos fiscais. Mas, o que é isso?

Incentivos fiscais são permissões concedidas pela legislação que ajudam a empresa a pagar menos impostos ou a pagá-los em um momento futuro, liberando fluxo de caixa.

Dependendo do tipo de atividade, do local onde é exercida a atividade e da forma como é exercida, podem existir benefícios fiscais que permitem a empresa pagar menos impostos. 

Uma boa auditoria fiscal preventiva pode identificar estes benefícios e, com alguns ajustes na operação, como mudar de endereço, criar filiais em outras cidades ou estados, ou mesmo mudar o maneira de produzir, pode permitir uma boa economia tributária.

Auditoria Fiscal Eletrônica

A auditoria fiscal eletrônica é, sem dúvida, um instrumento valioso e poderoso de ganho tributário e de redução de riscos. Existem dois tipos de auditoria fiscal eletrônica, que são:

1. Auditoria Fiscal Eletrônica Corretiva, posterior a realização das operações: este tipo acontece depois de emitidas as notas fiscais, analisando os arquivos XMLs já emitidos em busca de falhas tributárias para indicar erros e recomendar ajustes. É um bom modelo, mas sofre da falha de analisar o que já aconteceu e permitir que os erros aconteçam, para depois corrigir.
2. Auditoria Fiscal Eletrônica Preventiva, anterior a realização das operações: este tipo acontece antes mesmo da emissão da nota fiscal, validando as regras de tributação com uso de inteligência artificial e permitindo que a nota fiscal seja emitida com 100% de segurança e garantia de ter as configurações tributárias corretas.

Diferenças entre Auditoria Fiscal e Auditoria Contábil

As duas auditorias tem ações que focam em dois pontos principais: prevenção e correção de erros. 

Enquanto o objeto de análise de auditoria fiscal é o acompanhamento da correta aplicação das regras tributárias nas diferentes operações que a empresa executa, a auditoria contábil foca em garantir que as práticas contábeis estejam registrando adequadamente o patrimônio líquido da empresa e assegurando que o balanço da empresa forneça dados exatos sobre o negócio e suas perspectivas. 

Recuperação de Impostos

Em um procedimento de auditoria fiscal, da mesma maneira que podem ser encontrados impostos pagos a menor, é possível que se encontrem impostos pagos a maior, ou impostos que poderiam ser creditados nas compras e que não foram aproveitados.

Nestas situações, sua empresa pode solicitar a recuperação destes impostos, o que pode ser feito pelo prazo de até 5 anos. Assim, uma boa política de auditoria fiscal representa também uma boa oportunidade de economia para o seu negócio.

Explore então, dentro de sua empresa, todos os benefícios de uma boa auditoria fiscal, e siga em busca de seus objetivos de maneira segura e econômica. 

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